7 ошибок при внедрении МИС

На сегодняшний день эффективность медицинской информационной системы (МИС) не вызывает сомнений. Работа любой современной клиники построена на электронном обмене информации и с каждым годом этот объем возрастает. Уже никого не удивляет онлайн запись или электронная карта пациента. Остается только интегрировать все данные в свои процессы и получать автоматически сформированные отчеты. Однако зачастую клиники сталкиваются с проблемами при внедрении МИС и ошибочно полагаю, что их бизнес уникален и для него не подойдут подобные системы. В этой статье я расскажу какие ошибки чаще всего допускают клиники и как их избежать.

1. Не обозначена цель внедрения

Обычно внедрение происходит таким образом: руководитель клиники увидел, что МИС помогает бизнесу и отдал распоряжение главному врачу или маркетологу внедрить систему. Смутно все понимают, что система может быть полезна, но как и для чего - сложно сказать. Поэтому на этом этапе начинается торможение.

Чтобы избежать этой проблемы, необходимо вначале определить основные проблемы бизнеса. Часть проблем можно решить с помощью автоматизации процессов. Как раз в этом и поможет МИС. Это должны все понимать.

2. Внедряем все и сразу

Современные медицинские информационные системы имеют большой функционал. При внедрении появляется соблазн воспользоваться сразу всеми функциями. В итоге получается, что часть функционала не подходит под процессы клиники и нужно либо перестраивать работу, либо дорабатывать систему. Персонал не может запомнить все функции и что с ними делать. Подрядчик требует больше денег за потраченное время на внедрение и т.д.

Поэтому лучшим вариантом часто бывает внедрение системы не полностью, а по определенным процессам. После автоматизации работы одного процесса, можно переходить к другому. Например, если необходимо автоматизировать запись на прием - начинаете работать с модулем расписание врачей и регистратура, интегрируете с сайтом.

3. Выбираем по цене

Цена в информационных системах не гарантирует качество или легкое внедрение. Выбирая дешевые системы есть риск оказаться без поддержки или наткнуться на недоработки. А дорогие системы могут стать еще дороже за счет скрытых платежей и в итоге не подойти вам.

Поэтому цену необходимо рассматривать только тогда, когда определены системы, подходящие по функционалу вашему бизнесу.

4. Нет ответственных

Одна из наиболее грубейших ошибок при внедрении МИС - это отсутствие ответственного за результат. Зачастую руководители предполагают ответственность за внедрение на главном враче или на всем персонале клиники. Но в итоге оказывается, что либо все виноваты, либо система плохая. Перекладывать ответственность на подрядчика - тоже плохая идея. Сторонний человек не может напрямую влиять на персонал клиники.

Оптимальный выбор - авторитетный сотрудник, к которому прислушивается весь персонал клиники. Руководителю и главному врачу необходимо помогать этому сотруднику на всех этапах и не препятствовать.

5. Отсутствует мотивация персонала

Когда мы приходим внедрять МИС, персонал клиники смотрит на нас как на врагов. Они полагают, что информационная система будет следить за каждым шагом и уменьшит доход. Поэтому всячески препятствуют внедрению. Особенно отличаются врачи, которым вечно некогда заполнять бесполезные формы на компьютере. У них и так полно работы, зачем еще нужна какая-то программа?

В идеале система должна автоматизировать работу. При сохранении ставок, это приведет к увеличению дохода, т.к. освободиться время от рутинной работы. Это необходимо объяснять сотрудникам перед началом внедрения. Все должны понимать, какая выгода их ждет. Дополнительно можно выделить премию для всего коллектива за успешное внедрение.

6. Не налажена инфраструктура

Начиная активную работу по внедрению МИС иногда оказывается, что где-то не хватает оборудования, в некоторых местах не подключена сеть и т.д. Естественно это останавливает работу на неопределенный срок: пока закупят новое оборудование, пока все установят и настроят. Время уходит, мотивация падает.

Такие проблемы лучше решать заранее, на этапе подготовительных работ. Можно попросить подрядчика о проверке инфраструктуры и составить список проблем. Пока идет подготовка - все закупить и установить.

7. Не оценивается итоговая эффективность внедрения

Внедрили МИС, а что дальше? Периодически я вижу ситуацию в клиниках, когда МИС внедрили, начали работать, но через некоторое время все меньше пользовались ей и в итоге забывали. Руководитель списывал проблему на неумение персонала работать с системой или на то, что она не подошла конкретно им.

Эта проблема возникает из-за отсутствия понимания, какие реальные выгоды дала система. Если при внедрении ставится цель, то необходимо проверить как цель была выполнена и насколько оказалась эффективной. Измерять нужно количественные показатели. Например, если цель состоит в уменьшении загрузки регистратуры, то необходимо измерить сколько времени регистратура тратила на пациента до и после внедрения. Причем необходимо учитывать некоторые сложности освоения в начале работы.